Совет №68: Закрытые списки

Задумывались ли вы когда нибудь об одном интересном противоречии. Все мы понимаем, что количество времени и энергии, которые у нас есть, сильно ограничены. Мы не можем сделать больше, чем это возможно, как бы ни хотели этого. Но в то же время, когда мы составляем списки дел на день, неделю или месяц, мы обычно с радостью добавляем в них новые задачи, которые поступают по мере работы. Следствием такого поведения становится прокрастинация — мы не успеваем сделать задуманное и откладываем что-то на потом.

Чтобы избежать этого противоречия, необходимо сделать свои списки дел закрытыми. В таком случае вы не должны добавлять новые дела в список, если он уже сформирован. Открытые списки напротив могут расти до бесконечности и, тем самым, не дают быть продуктивными. Постоянно пополняющийся перечень дел всегда оставляет выбор. В результате в работу часто идут комфортные задачи, а важные и ценные так и остаются невыполненными. Кроме этого нивелируется положительный эффект от вычеркивания выполненных задач. Вы не можете предсказуемо сокращать количество оставшихся дел, если задачи постоянно добавляются.

Альтернативной открытым спискам, ставшим для многих стандартным подходом к планированию, являются ограниченные перечни — закрытые списки. Вы можете ограничить список двумя путями:

  1. Определите количество дел, которые вы готовы сделать в течение дня. Это может быть любая комфортная вам цифра: 3, 5, 10 или 20. Главное в таком случае научиться правильно подбирать размерность задач, чтобы вы могли успеть выполнить выбранное количество дел.
  2. Определите количество временного ресурса, которое вы готовы тратить на рабочие задачи ежедневно. Если в вашем распоряжении, к примеру, есть 8 часов, то после исключения перерывов и запаса на отвлечения, вы можете распределять между потенциальными делами, например, 5-6 часов чистого времени. На помощь в этом случае может прийти метод Pomodoro (см. Совет #37)

Если в течение дня поступает новая задача и она не связана с форс-мажором, требующим немедленного реагирования — запишите ее в закрытый список завтрашнего дня. Работая с закрытым списком задач, вы:

  • избавитесь от стресса, так как начнете контролировать поток задач.
  • сконцентрируетесь на делах, а не на их сортировке. Если список закрыт, и задачи не зависят друг от друга, то не важно с чего начинать.
  • сможете с бОльшей вероятностью предсказывать сроки выполнения задач.

На основе идей из книги Марка Форстера «Сделай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента»