Совет №55: Группируйте задачи

Наверное, самый простой принцип тайм-менеджмента — это делать однотипные задачи в одно и то же время. Поразительно, но группировка похожих дел может сэкономить до 80% вашего времени.

Все дело в том, что во всем, что мы делаем, прослеживается так называемая кривая обучения. Спустя некоторое время непрерывного выполнения определенных действий, эффективность повышается в разы. За счет этого можно добиться существенной экономии времени. Если же постоянно начинать делать одно и тоже, но в разное время — количества потраченных усилий каждый раз будет не хватать для выхода в эффективный режим.

Например, сгруппируйте телефонные переговоры и звоните людям друг за другом в определенное время. Аналогичным образом можно поступать со встречами — планируйте их последовательно или организуйте часы приема. Разбирайте входящие документы не тогда, когда они попадают к вам на стол, а «оптом», например, в конце дня.

Самый большой эффект от группировки вы можете обнаружить, применив правило для электронной почты и сообщений в соц сетях. Постоянное отвлечение на уведомления о входящем письме или сообщении — серьезный враг продуктивности. Отключите уведомления от почтового клиента, большинства мессенджеров и соц.сетей. Пусть сообщения копятся, чтобы быть обработанными в отведенное для этого время. Если вы считаете, что от вас будут ждать моментальных ответов — настройте автоответчики и статусы. Сообщите людям, что сообщение получено и вы ответите, например, в течение дня.

Проанализируйте свои типичные задачи. Выделите группы: по месту, способу и другим особенностям их выполнения. Попробуйте запланировать последовательную работу над однотипными делами.

На основе идей из книги Брайана Трейси «Тайм-менеджмент»