Перед тем, как начать продвигаться дальше, ответьте на следующие два вопроса. Запишите или запомните свои ответы, чтобы вы могли позже к ним вернуться.

Вопрос 1: Назовите что-то одно, что вы могли бы сделать (а в настоящее время не делаете) и что, если это делать регулярно, привело бы к огромным позитивным переменам в вашей личной жизни.

Вопрос 2: Назовите что-то одно, что могло бы принести аналогичный результат в сфере вашего бизнеса или в профессиональной жизни.

После освоения первых двух навыков: развития проактивного поведения и определения миссии, логично приступать к управляемым действиям. Первый навык говорит, что вы — творец, и только от вас зависит то, что происходит с вами. Второй навык направлен на проектирование вашего будущего и подчеркивает необходимость первого творения. Третий же является вторым творением и посвящен воплощению задуманного, вашим активностям и действиям.

Инструментарий управления временем прошел эволюционное развитие в виде 4 поколений:

  1. систематизация происходящего. Ведение заметок и памяток.
  2. планирование. Появление ежедневников и календарей.
  3. расстановка приоритетов. Прояснение ценностей и сравнение задач относительно целей.
  4. фокус на отношения. Отказ от стремления к достижению результатов любой ценой. Результаты + отношения с людьми.

Самым качественным подходом для управления временем Кови называет расстановку приоритетов. Для ранжирования дел автор предлагает использовать матрицу из четырех квадратов, которая распределяет дела по двум критериям: срочность и важность.

Данный подход также известен, как матрица Эйзенхауэра.

Для каждой из 4-х категорий дел есть типовое решение.

1 — Срочные / Важные — Сделать, но по возможности избегать такой категории.
2 — Не срочные / Важные — Решай в каком порядке делать и делай.
3 — Срочные / Не важные — Делегируй, пусть этим займется кто-то другой.
4 — Не важные / Не срочные — Удаляй, не обращай внимания.

Квадрат II — это источник личной эффективности. Уделяя время делам, которые являются важными, то есть несут существенный вклад в достижение результатов, но из-за своей «не срочности» постоянно откладываются на потом, мы начинаем двигаться, развиваться, достигать, а не тушить пожары и носиться словно белка в колесе.

Вернитесь к ответам на вопросы из начала урока. К какому квадрату относятся они? Они срочные? Важные?

Скорее всего ваши ответы — это дела из второго квадрата. Вы понимаете их важность, но острой срочности в них нет, поэтому они до сих пор не выполнены, хотя и могли бы принести ощутимый вклад в ваши результаты.

Ваша задача львиную долю времени посвящать именно таким делам, фокус внимания должен быть сконцентрирован на втором квадрате.

Задание

Оценка расписания

Начертите матрицу управления временем (или скачайте шаблон). Оцените сколько времени в процентном соотношении вы тратите на дела из каждого квадрата. После этого потратьте по 10-15 минут и запишите по пунктам дела за прошедшие 2-3 дня, распределяя их по квадратам. Сравните вашу оценку и результат анализа.

Список делегирования

Перечитайте дела из 3 квадрата (срочно / не важно) из 1 задания и при необходимости расширьте список вашими типичными представителями этой категории. Подумайте какие из них и кому вы могли бы делегировать. Составьте список потенциальных исполнителей.

Планирование по ролям

Каждый из нас в течение дня/недели/месяца время от времени находится в разных ролях: начальник, подчиненный, отец/мать, муж/жена. Каждая из ролей предполагает свои цели и задачи, а значит имеет смысл отдельно планировать свои характерные действия. Попробуйте выполнить следующее задание:

  1. Составьте список ваших ролей. Не старайтесь привести их к какой-то классификации. Просто выпишите все ваши проявления, которые характерны для вас на протяжении недели-двух. 
  2. Постановка недельной цели. Чего бы вы хотели достичь, будучи в каждой из ролей за неделю? Поставьте 2-3 цели на предстоящую неделю для всех ролей.
  3. Планирование. Запланируйте конкретные шаги и время для их выполнения в направлении каждой из желаемых целей. Перенесите в расписание на следующую неделю и начинайте действовать.
  4. Адаптация. Ежедневно сверяйте свое расписание с недельным планом. Вносите корректирующие изменения и оценивайте продвижение к результатам. Защищайте себя от задач из 1-го квадрата.